ステアリングコミッティとプロジェクトマネージャーのコミュニケーションについてはいろいろな形があるでしょうが、一般的には次のようになると思います。
- 公式：
- 定例ステアリングコミッティミーティング
- フェーズレビューミーティング
- 非公式のコミュニケーション
定例ステアリングコミッティミーティングは定期的に持つミーティングで、プロジェクト運営に関わる問題・課題解決の決定や情報共有を行います。
フェーズレビューミーティングは各フェーズの結果を確認し、フェーズの終了と次フェーズへの進行可否を決定します。ゲートミーティングやマイルストーンミーティングとも呼ばれます。
いずれも公式のミーティングですので、事前にステアリングコミッティとプロジェクトマネージャーによって準備をしておく必要があります。
- チェアマンとプロジェクトマネージャーは、会議の前に議題と内容について同期しておきます
- プロジェクトマネージャーは最低5営業日前までに議題と内容をステアリングコミッティに送付しておきます
- ステアリングコミッティは内容を精査しておきます
- 判断のポイントとなる部分を確認しておきます。何か疑問がある場合は、会議の前にプロジェクトマネージャーに質問しておきます。
非公式のコミュニケーションについては割愛しますが、日常のコミュニケーションによって情報共有や信頼醸成を行います。
以上、長々と書いてきましたが、ともすれば軽視されがちなステアリングコミッティの役割と責任について理解が進んでいけばよいと思います。
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